Estudiantes de la Facultad de Ciencias de la Gestión (FCG) de la Universidad Autónoma de Entre Ríos (UADER) realizan sus prácticas profesionales en el anexo del departamento archivo del Consejo General de Educación (CGE).
En ese sentido, se propone incorporar los estudiantes a la ejecución de los resultados del proceso de evaluación documental que desarrolla el organismo, específicamente, al procedimiento de selección y muestreo sistemático de los legajos de personal en condiciones de ser eliminados, actividad que es desarrollada en conjunto con el personal de la División Archivo de Legajos del Departamento Registro de Datos Personales y Títulos del CGE.
De esta manera, la coordinadora de Gestión Administrativa de Recursos Humanos del CGE, Antonella Lelpo habló sobre la iniciativa y destacó que “la propuesta surgió para analizar toda la documentación que genera el CGE, empezamos en febrero con el área de Recursos Humanos. A partir de ahí se detectó que estábamos generando una acumulación de papel de forma innecesaria. Se empezó a clasificar toda la información. Se armó una comisión y se está haciendo un trabajo muy valioso”.
En referencia, la licenciada en Archivología, Norma Estela Rickert y docente a cargo de la Práctica Profesional III de la FCG contó “presentamos una propuesta a principio de año que luego fue aprobada por el CGE en cuanto a la implementación del procesos de evaluación documental con la documentación que genera la Dirección de Recursos Humanos del organismo”.
“En este segundo cuatrimestre comenzamos con la parte operativa en el anexo del CGE por el cual presenté una propuesta de incorporación de los 15 estudiantes de práctica profesional para llevar a cabo estas actividades en cuanto al resultado de este proceso inicialmente presentado”, manifestó Rickert y añadió “esta propuesta es para dar una solución a la problemática que tienen en cuanto a la acumulación innecesaria de documentación”.
En otro párrafo, la profesional indicó “estas prácticas profesionales que se desarrollan hasta el mes de noviembre permiten a los estudiantes potenciar y/o poner en práctica las competencias específicas y los conocimientos técnicos que fueron adquiridos durante los años de formación, es decir, brinda la posibilidad de ejecutar los saberes teóricos y prácticos de la disciplina científica y además permite un primer acercamiento y/o experiencia única para el desarrollo personal del futuro profesional en el ámbito laboral”.
Respecto al procedimiento de la eliminación de la documentación, la docente dijo “se va a respetar el Decreto Provincial N° 2651/18 donde están todos los pasos tanto para realizar la eliminación y asimismo, la transferencia se enviará a la Secretaria de Modernización para la digitalización de la documentación y su posterior carga en el Sistema Administrativo de Gestión Educativa (SAGE)”.
“Agradecemos a las autoridades del CGE por haber aprobado esta propuesta y autorizado la realización de las prácticas de los alumnos”, ultimó Rickert.
A su turno, la licenciada y docente de Archivología de la FCG, María Luis Benitez detalló “las prácticas se realizan en el marco de una propuesta de evaluación documental que fue aprobada este año y consiste en la implementación del proceso de evaluación documental en toda la documentación que genera la Dirección de Recursos Humanos”.
“Para ello se estudió a fondo todo lo que es la documentación, la institución y la documentación que produce, sus funciones y se analizó documento por documento con los responsables de cada uno de los departamentos. En esta oportunidad lo que estamos haciendo es aplicar los resultados de ese proceso», detalló Benitez.
Por otro lado aseguró que el CGE es una de las pocas instituciones en la provincia que ha comenzado con la implementación del proceso de evaluación documental, “que es la base de la problemática de acumulación de documentos y espacios”.
«La carrera de Archivología hoy está adquiriendo una relevancia preponderante porque la administración pública entiende lo necesario de contar con un egresado de Archivología, que domine y entienda de qué manera trabajar con ese tipo de documentación. Sabemos y comprendemos que el proceso de despapelización y modernización del Estado va a llevar mucho trabajo», expresó Benitez.
La voz de los estudiantes
La estudiante de tercer año de la carrera de Archivología, Tamara Rausch valoró el espacio para realizar sus prácticas. “A nosotros nos sirve para nuestras futuras pasantías, la práctica profesional, estar más de cerca con la documentación y la experiencia”, compartió.
Vanesa Portorreal, estudiante de cuarto año de la carrera manifestó “lo que estamos haciendo es aplicar el proceso de gestión documental completo por primera vez en una institución pública”, es decir, “las prácticas que nosotros estamos realizando vendría a ser la parte de selección la eliminación, para el proceso de expurgo de la serie de legajos del CGE”.
“Nos estamos ocupando de separar la documentación que se va a conversar que se va a digitalizar luego y pasar al archivo histórico”, explicó. “Esto es una experiencia única porque no todos los archivos están haciendo esta actividad y más que nada, para que sea un modelo de ejemplo para que lo adopten otras instituciones ya que de esta manera se va a terminar, posiblemente, los archivos colapsados”, añadió la alumna.
También aseguró que “existe documentación que no es tan necesaria la conservación ni la guarda. Por eso es que se da un servicio fundamental para evitar el excesivo consumo de papel”.
